Екатерина Козырева -

эксперт по управлению персоналом

тел. +7 (968) 868-12-34

Как контролировать персонал: отчеты, четкие задачи!

Прежде всего, хотелось бы поговорить о технике менеджмента, вроде бы понятных каждому управленцу, которыми, однако, часто пренебрегают в повседневной жизни. Несмотря на кажущуюся простоту, эти методы чрезвычайно результативны. Но о них зачастую начисто забывают компании любого уровня – как мелкие и средние, так и нередко крупные фирмы.

В напоминание о прописных истинах для каждого кадровика и менеджера хотелось бы дать пару рекомендаций.

Для улучшения обратной связи и, в конечном итоге, результативности ваших подчиненных лучшего способа, чем письменная отчетность, пока не придумано.
Отсутствие четкой и внятной постановки задачи, закрепленной на бумаге, существенно влияет на возможность её адекватного восприятия и успешного исполнения.

Существует множество возможностей грамотно озадачить исполнителя и добиться ожидаемого результата. Вы можете выбрать наиболее оптимальный для себя вариант и практиковать его регулярно. У вас, как у руководителя, может появляться бесчисленное множество решений и идей по оптимизации рабочего процесса. Как говорится, только успевай записывать.

«Записывать» в данном случае – ключевое слово. Потому что на ходу где-то в коридоре, за чашкой кофе или даже во время совещания вы можете дать новое задание своим сотрудникам, будучи вполне уверенным, что вас восприняли именно так, как видите вопрос вы.

Пойми мой меня, что я хочу и зарабатывай вместе с компанией

Однако на практике недопонимание между вами и вашими сотрудниками может обойтись слишком дорого – как минимум, потраченными впустую нервами и временем, как максимум – досадными ошибками в работе, которые впоследствии неизбежно скажутся на отношениях с клиентами и партнерами.

Поэтому, не пожалейте нескольких минут своего драгоценного времени на электронное письмо исполнителю и удостоверьтесь в его получении. В нём необходимо обозначить основные рабочие моменты – параметры качественного осуществления задачи, сроки, фамилии, финансовые ресурсы и т.д.

Используйте для этого также электронные программы, созданные специально для планирования задач – к примеру Мегаплан или Аутлук. Или, в конце концов, перепоручите эту работу своему секретарю.

Я лично практикую еще более результативный способ коммуникации с подчиненными – после устного озвучивания задания требую, чтобы исполнитель внес его в личный рабочий план и оставил у меня копию, а также предоставил ссылку на свой календарь, где поставлена промежуточная дата исполнения задания.

Все эти усилия обязательно вернутся сторицею и в результате оградят от малоприятных разбирательств с нерадивыми сотрудниками. На все отговорки вроде «я представлял себе это несколько иначе» или «мне никто не сказал о контрольной дате сдачи работы» и т.д. у вас всегда будет что предъявить в ответ.

Возьмите себе за правило и приучите раз и навсегда своих сотрудников к письменному деловому общению при помощи распоряжений и приказов. Такое делопроизводство требует изрядной профессиональной подготовки. Поэтому не спешите перепоручать эту непростую обязанность своему референту и заместителям. Прежде чем требовать такого умения от подчиненных, менеджеру высшего звена нужно самому тщательно вникнуть в вопрос. Когда вы станете профессионалом в этом деле, вам легче будет увидеть огрехи в работе своих подчиненных. В силу отсутствия комплексного подхода, двусмысленной трактовки той или иной терминологии либо концепции, а зачастую и просто недостатка опыта такое с вашими сотрудниками может происходить довольно часто. Поэтому не спешите визировать не глядя официальные документы в расчете на то, что ваши помощники понимают суть вопроса не хуже вас. Опять же, потратьте часть своего времени на изучение собственных распоряжений и вы всегда найдете, что нужно в них подкорректировать. В ваших силах и рамках ваших полномочий приучить к практике систематической внутренней деловой переписки своих подчиненных. Причем важно, чтобы в распорядительных документах, исходящих от менеджмента компании, не было никаких разногласий. Поэтому разумно доверить мониторинг своевременного выполнения решений этих распоряжений специально подготовленному сотруднику. Также в компании должна быть четко оговоренная система взысканий за нерадивое отношение к работе и неисполнение либо исполнение на ненадлежащем уровне контрольных заданий. Снова таки, в ваших силах обеспечить неизбежность таких санкций для провинившихся.

Архивируйте внутреннюю переписку по всем ключевым моментам. Это позволит вам избежать множества неприятностей. Приведу пример из практики: подчиненный подал иск на руководство фирмы на полтора миллиона рублей заработной платы, которую он якобы недополучил в результате опечатки в трудовом договоре. Нелепая ошибка действительно могла дорого обойтись компании, если бы в ее архивах не хранилось официальное приглашение истца на работу. В документе, подписанном лично данным сотрудником, были четко расписаны условия оплаты его труда.

Поэтому чрезвычайно важно знакомить каждого работника под личную подпись и с указанием даты со всеми внутренними документами и нормативными актами, распоряжениями, приказами и должностными инструкциями компании. Ваша ответственность – проконтролировать ознакомление с этими документами всех сотрудников.

Протоколируйте все свои совещания и встречи с персоналом
Для этого необходимо назначить специалиста, которому будет поручено фиксировать все распоряжения, коллегиальные решения и договоренности. Важно понимать, что для успешного выполнения такой работы необходимо быть не просто хорошим секретарем, но и грамотным специалистом, способным вникнуть в суть производственных вопросов. Разумно начинать каждую новую встречу с сотрудниками с подведения итогов по результатам предыдущего совещания. Если такой способ коммуникации войдет в общую привычку, то, несмотря на кажущуюся многосложность процесса, ваши отношения с подчиненными будут в итоге строго регламентированы и в них не останется места для какого-либо недопонимания.
Систематически встречайтесь со своими подчиненными
Ключевой пункт эффективного менеджмента – регулярное деловое общение с подчиненными. Такие встречи могут называться как угодно – планерки, пятиминутки, летучки, совещания, консультации, отчеты. Главное, чтобы при помощи этих инструментов по управлению персоналом достигалась основная цель – коллектив вовремя получал четкие задачи, эффективно их исполнял, а сама компания развивалась и процветала. При этом важно не увлекаться чрезмерной «говорильней» и свести такие встречи до минимума – ровно настолько, насколько того требует производственная необходимость. Также руководителю нужно четко понимать, когда, в каком составе и для решения каких деловых вопросов собираются сотрудники.
Для этого необходимо предварительно составлять план работы, включающий в себя основные вопросы повестки дня, а также информацию, с которой необходимо ознакомить персонал. Наиболее оптимальный режим таких встреч – ежемесячное собрание по подведению итогов и планированию работы на следующий отчетный период, два раза в месяц – координирование текущей работы, в начале недели – планирование на следующую неделю.

 
| Карта сайта


Яндекс.Метрика