Екатерина Козырева -

эксперт по управлению персоналом

тел. +7 (968) 868-12-34

Искусство проведения совещаний и заседаний

Абсолютное большинство взрослой части населения нашей страны имеет негативный опыт нудных и, главное, непродуктивных совещаний и заседаний. Из всего потока информации осмыслена лишь небольшая часть и практически не сделаны выводы.

Однако в настоящее время все более важным становится коллективный, командный подход для решения поставленных вопросов, поскольку только групповая работа в состоянии качественно решить комплексные задачи, для решения которых знаний и компетенции отдельных сотрудников уже недостаточно. Для достижения продуктивности рабочих совещаний необходима правильная и грамотная организация (модерация) процесса заседания основной целью которой должно стать максимальное использование творческого потенциала каждого, отдельного члена коллектива, причем без потерь рабочего времени.

Таким образом, основной целью модерации является вовлечение всех сотрудников в рабочее заседание и максимальное использование их креативности и энергии для решения поставленных на совещании задач. Используя данное определение модерации, сформулируем ее общие принципы:
• Логическая последовательность и систематичность каждого отдельного действия
• Строгая иерархичность обсуждаемых вопросов (каждый этап работы должен содержать свои подразделы)
• Ясность и прозрачность обсуждения без каких-либо двусмысленностей и неясностей

Такая организация совещания предполагает продуктивную совместную работу доставляющую удовольствие и удовлетворение, что гарантирует хорошие результаты.

Модерация представляет собой инструмент для организации систематического, структурированного проведения заседаний и совещаний с ясными и прозрачными методами управления, что является гарантией продуктивной подготовки, проведения и четко сформулированных выводов любых встреч, конференций, заседаний и семинаров.
Другими преимуществами модерации являются:
• Высокая концентрация внимания участников заседаний на сути проблем
• Ясность и прозрачность результатов
• Высокий уровень корпоративной культуры
• Повышение заинтересованности и мотивации персонала

В каких случаях необходима модерация

Необходимость модерации появляется в тех случаях, когда коллектив для достижения общих целей нуждается в слаженной командной работе, проектной группе, при проведении конференций или заседаний круглого стола. Наглядным примером обязательности модерации могут послужить обстоятельства вынуждающие коллектив выполнить определенную работу для достижения совместной цели.

Наиболее часто встречающиеся ситуации, для которых необходима модерация перечислены ниже:

• Проектной группе предложен проект, и необходимо обсудить возможные пути решения поставленной задачи
• Обсуждение за круглым столом некоторой проблемы с целью выработать правильный подход к ее решению
• Рабочее совещание проектной группы, которое ставит своей целью уточнить детали проекта, ясно сформулировать цель и разработать план-график проведения совместной работы
• Необходимость четкого распределения между членами группы индивидуальных заданий по проекту
• Рабочей группе необходимо обсудить все нюансы и аспекты работы для принятия важного решения
• Необходимость группового анализа нерешенного вопроса, и как итог, коллективная разработка метода его решения
• Разрешения конфликтной ситуации двух подразделений организации
• Совещание руководителей отделов, имеющее своей целью выявление причин несогласованных действий своих подразделений и их устранение
• Выработка годовой стратегии деятельности предприятия руководителями среднего и высшего звеньев управления организации.

Модерация эффективна в том случае, когда в ее основе заложен принцип создания рабочей группы, каждый член которой приложит максимум усилий и энергию для достижения совместной цели. Для достижения высокой эффективности модерации важнейшим условием является достоверность и доверие, которые и являются определяющими факторами культуры управления, и проявляются они в следующем:
• Абсолютная информированность всех сотрудников о цели, основании, ожидаемых результатах и пользе предложенной работы
• Полнота информации, донесенная до сотрудников и ее доступность
• Обеспечение условий гарантирующих свободу обсуждения аспектов проблемы во время модерации. Такая свобода обсуждения не должна тормозиться субординацией и авторитетом руководства
• Во время обсуждения значимость предложенной идеи определяется качеством аргументов, а не административному статусу сотрудника
• Принципиальное значение имеет доверие, то есть сказанное является основополагающим в процессе модерации

Проведение модерации

Схема модерации заседаний очень проста и включает в себя три основных этапа:

1. Введения – участники заседания знакомятся с модератором и знакомятся с основными положениями и установками предстоящей работы
2. Рабочая часть – на этой фазе заседания достигаются основные результаты
3. Заключительный этап – проводится оценка проделанной работы, и письменно фиксируются итоговые результаты

Знакомство

Знакомство должно носить деловой характер и не занимать много времени. Таким образом создается деловая атмосфера и аудитория настраивается на рабочий режим. Часть приветствия должен взять на себя заказчик, разумеется, в случае его присутствия.

В случае, когда модератор не знаком с участниками совещания, необходимо его представить и объяснить присутствующим его основные функции как руководителя рабочего совещания. Важно, чтобы участники совещания составили бы свое мнение о нем, и отличным решением вопроса является проведенная беседа модератора с участниками совещания на предварительном этапе.

Достаточно часто на совещаниях присутствуют люди не знакомые друг с другом. В этом случае должно состояться короткое знакомство с четкой формулировкой роли каждого участника в заседании. Формулировки должны быть по существу и лаконичны без пространного описания социального и служебного статуса участника.
Объяснение темы и цели заседания

Второй этап подразумевает четкое и ясное изложения темы и преследуемых целей заседания. Этот этап достаточно важен, так как именно он создает необходимый для работы настрой участников, у которых мысли по инерции присутствуют в другом месте. Последовательность работы совещания в сильной степени зависит от четко поставленной цели, смысл которой должен быть понятен всем участникам, чтобы исключить момент недопонимания.
Необходимо прокомментировать каждый этап рабочего плана и таким образом создать понимания всей картины в целом. Участники совещания должны ясно представить подход к решению поставленной задачи и понимать значение каждого шага в общем подходе решения проблемы, что требует умения ответить на вопросы о смысле каждого отдельного шага в рабочем плане. Рекомендуется во вступлении сделать небольшой обзор, а приводить подробные объяснения необходимо в начале каждого рабочего этапа.

Объяснение задач модератора

Объяснение значения роли модератора и его основной функции имеет решающее значение для эффективности совещания. Тем самым исключается малейшая возможность недопонимания и попыток всяких манипуляций участниками совещания.

Установка правил игры

Модератор обязательно должен предложить некоторые правила будущей совместной работы. Достаточно 1-2 простых правил, а дополнительные правила можно вводить только в исключительных случаях и делать это надо осторожно, чтобы у участников не возникло ощущения чрезмерной опеки или жесткого управления.

Типичные правила, предлагаемые модератором, сводятся к следующим простым установкам:

• Наше общение должно быть ясным и открытым
• Не прерываем собеседника, и даем ему возможность досказать свою мысль
• Слушаем друг друга с максимальным вниманием
• Глупых вопросов не существует и все возникшие вопросы должны быть заданы
Метод простых правил позволяет определить сложные взаимоотношения и устранить возможные осложнения

Определение роли присутствующего на совещании руководства

Модератор обязан в конце вступления выяснить роль присутствующего на совещании руководства задав два вопроса:
• Будет ли руководство в конце совещания принимать решение самостоятельно или переложит принятие решение на коллектив?
• Имеются ли полномочия у руководства принять решение в конце совещания или оно должно предварительно согласовать решение с вышестоящим начальством?

В рабочей части прорабатывается сама проблема согласно регламенту совещания и занесение результатов в план. Разработка темы подразумевает определение всеми участниками четких границ каждого рабочего этапа с указанием времени и способов выполнения. Необходимо добиться ясного понимания, какие именно промежуточные результаты достигаются, и за какой сроков. Важно на этом этапе сохранить деловой динамичный ритм работы и при отклонении от темы или при повышенном внимании к мелочам, предпринять решительные меры, сославшись на принятый в начале совещания график работы.
Итоговым результатом рабочей фазы является четко разработанный план действий работ с распределением обязанностей.

Заключительная часть совещания

Достижение результатов к концу заседания

Заключительная часть заседания предполагает анализ проделанной совместной работы и подведения итогов. Важно подчеркнуть какая часть работы была проделана качественно, а что нуждается в доработке и должно быть улучшено при проведении следующего рабочего заседания. Краткий обзор проделанной работы поможет лучше запомнить участникам основные предпосылки и детали для решения поставленной задачи. Желательно, чтобы в заключительной части совещания участники уже здраво подошли бы к осуществлению основных этапов рабочей программы.
Итоговые результаты совещания должны быть зафиксированы документально. В итоговом документе должно быть четко прописано, кто и в какие сроки отвечает за каждый отдельный пункт зафиксированного в протоколе заседания. Кому и когда будет отправлен отчет о проделанной работе с подтверждением полученных результатов. В заключительной части совещания должны быть сформулированы ближайшие перспективы на будущее и, конечно, темы будущего обсуждения.

| Карта сайта


Яндекс.Метрика